Ein Gericht darf Zweifel am Zugang eines mit einfacher Post an eine Behörde gesandten Bescheides verneinen, wenn diese den Zugang zwar bestreitet, ihre lückenlose Dokumentation des Posteingangs für den fraglichen Zeitraum aber nicht offenlegt und die zu Beginn des Verwaltungsprozesses noch verfügbare Dokumentation nicht aufbewahrt. Das hat das Bundesverwaltungsgericht (BVerwG) entschieden.

Die Klägerin, eine amtsangehörige Gemeinde, klagte gegen einen subventionsrechtlichen Zinsbescheid des beklagten Ministeriums. Der Bescheid wurde mit einfacher Post an sie und nicht an den Bevollmächtigten gesandt, der sich im Verwaltungsverfahren – ohne Vorlage einer Vollmacht – für sie bestellt hatte. Nach der Bekanntgabefiktion des § 41 Absatz 2 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz gilt ein als einfacher Brief versandter Bescheid als am dritten Tag nach Aufgabe zur Post bekanntgegeben. Erst mehr als einen Monat später hat die Klägerin Klage erhoben und geltend gemacht, sie habe keinen Bescheid erhalten. Im Berufungsverfahren hat sie auf Nachfrage vorgetragen, sie habe im fraglichen Zeitraum ein Posteingangsbuch geführt; es sei heute nicht mehr vorhanden. Das Oberverwaltungsgericht (OVG) hat die Klage als unzulässig abgewiesen, weil der Vortrag der Klägerin angesichts dieser Umstände keine Zweifel am Zugang des Bescheides begründen könne.

Das BVerwG hat die Revision zurückgewiesen. Nach den Vorschriften über die Bekanntgabe von Verwaltungsakten habe das Ministerium den Bescheid unmittelbar an die Klägerin senden dürfen. Das OVG habe aufgrund ihres Vortrags nicht am Zugang des Bescheides zweifeln müssen. Zwar genüge regelmäßig einfaches Bestreiten des Zugangs, Zweifel zu begründen, weil der Adressat typischerweise keine genaueren Umstände darlegen könne, die gegen einen Zugang sprechen.

Bei behördlichen Adressaten, die eine Posteingangsdokumentation führen, sei dies indes anders, so das BVerwG. Sie könnten beispielsweise darlegen, dass dort für den möglichen Zugangszeitraum kein entsprechender Eingang verzeichnet ist. Solche Adressaten treffe außerdem ab Prozessbeginn eine verfahrensrechtliche Obliegenheit, die Dokumentation bis zum Abschluss des Verfahrens zu Beweiszwecken aufzubewahren. Geht die Dokumentation in dieser Zeit aus Gründen verloren, die sie zu vertreten haben, führe dies nicht dazu, dass nun wieder schlichtes Bestreiten des Zugangs genügte. Von einem solchen von der Klägerin zu vertretenden Verlust sei das OVG hier revisionsrechtlich fehlerfrei ausgegangen.

Bundesverwaltungsgericht, Urteil vom 21.09.2022, 8 C 12.21